Oficinas sin papel en la nueva normalidad
La emergencia sanitaria provocó un descenso en el consumo de materiales básicos en los espacios de trabajo y en el hogar, haciendo más fácil el salto hacia la digitalización, no obstante, en México aún existen varios retos para lograr que esta deseada transición no aumente la brecha de desigualdad que existe en el país
Nayeli Meza OrozcoLa pandemia fue una inyección de esteroides para la transformación digital. Las empresas, instituciones y escuelas trataron durante años de dar el salto del papel a la computadora, pero en el camino se atravesaron diversas circunstancias que hicieron más lento este proceso.
A partir del decreto de la emergencia sanitaria múltiples sectores económicos en todo el mundo dejaron en un segundo plano los trámites y el contacto físico.
Lo que provocó que se dejaran de utilizar millones de toneladas de papel en las actividades diarias y, en cambio, la información se subió a plataformas en Internet o se resguardó en los sistemas de las empresas.
Al año, un trabajador de oficina promedio utiliza al menos 10 mil hojas, elevando los costos de producción de la compañía hasta en un 20 por ciento, de acuerdo con datos de la Agencia de Protección del Medio Ambiente (EPA, por sus siglas en inglés)
Aunque cada vez más empresas se suben a la tendencia de reducir y reciclar el papel en sus instalaciones, la realidad es que aún tienen una tarea pendiente con el planeta, ya que alrededor del 45 por ciento de las impresiones terminan en la basura al final del día.
Y no solo eso, de manera anual las organizaciones gastan más de 120 mil millones de dólares en formularios físicos, de los cuales un gran porcentaje se vuelven obsoletos en tres meses, sobre todo para las actividades relacionadas con logística, comercio y contabilidad.
La dependencia de los empleados o colaboradores hacia la fotocopiadora y la impresora se redujo de manera drástica gracias a que las oficinas se trasladaron a sus propias salas o comedores.
Jorge Fernando Negrete, presidente de Digital Policy & Law Group, opina que frente al actual escenario, las compañías que iniciaron su digitalización en esta pandemia ya no pueden dar marcha atrás, aunque es necesario que en el camino se les acompañe.
Las empresas que están enfrentando mejor la crisis sanitaria son aquellas que trasladaron sus procesos al terreno digital, además, los ciudadanos que se adecuaron a las oficinas sin fronteras tienen más probabilidades de mantener su trabajo porque están generando un beneficio a las organizaciones al reducirles costos
“Lo que llegó para quedarse es la conectividad y la transformación digital, solo que en México necesitamos políticas públicas para acelerar este proceso”, agrega.
El otro lado de la hoja de papel
Si bien el consumo excesivo de papel y sus derivados tiene una importante carga ambiental, al mirar hacia la cadena de la industria destacan varios puntos.
El valor de mercado del sector superó los 518 mil millones de dólares al cierre del año pasado y se espera que crezca a una tasa anual de 3.45 por ciento, según estimaciones de Pulp & Paper International (PPI).
Los últimos datos disponibles muestran que la producción de papel y cartón en todo el mundo supera las 419 millones de toneladas al año.
China encabeza la lista de los países con el mayor consumo de estos productos. Cada año, la población asiática compra un total de 113.2 millones de toneladas de los derivados del papel, en segundo lugar se ubican los estadounidenses con 70.3 millones de toneladas, y en tercero se encuentra Japón, con 26.4 millones.
El uso del papel se asocia a diferentes razones. Una de ellas es el pensamiento generacional, ya que en la actualidad es muy común ver a jóvenes profesionistas utilizar dispositivos móviles para realizar anotaciones en juntas o hacer presentaciones a través de los mismos.
Mientras que la generación “X” o los “baby boomers” acuden a la vieja escuela para tomar apuntes en blocs de notas físicos.
Un análisis elaborado por el Instituto de Tecnología de Rochester (conocido por sus siglas en inglés RIT) evidencia que el 79 por ciento de los millennials reciben sus estados bancarios en su correo electrónico y el 61 por ciento lee noticias en línea
El 79 por ciento de los millennials prefieren recibir sus estados de cuenta bancarios en su correo electrónico y el 61 por ciento opta por leer las noticias en línea en lugar de en papel
Dentro de sus motivos destaca con 92 por ciento el respeto al medio ambiente, 91 por ciento cree que es más fácil mantenerse actualizado de esta forma y 76 por ciento asegura que es más fácil de llevar un control.
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Ernesto Piedras, director general de la consultoría estratégica The Competitive Intelligence Unit (The CIU), coincide en la importancia de migrar hacia lo digital, pero destaca que también se debe implementar una estrategia que permita a todos subirse hacia esta nueva realidad, de lo contrario se corre el riesgo de que un gran segmento de la población se quede rezagado.
“Vivimos en un mundo que combina lo físico y lo material: por un lado, las nuevas generaciones adoptan a la tecnología como algo natural, por el otro, las anteriores siguen apostándole al papel. Estamos viviendo una migración hacia lo digital y los hábitos de todos tienen que cambiar dentro y fuera de la oficina”.
