El reto de la digitalización de archivos públicos
La ciudad busca ser un ejemplo en la digitalización de los archivos públicos; el desafío es hacerlo con millones de documentos cuya cifra exacta es desconocida y dejar atrás los trámites burocráticos
David MartínezA la iniciativa presentada en el Congreso local para una Ley General de Archivos de la capital se suma un gran reto: la digitalización de los millones de documentos públicos que se generan a diario en las alcaldías y dependencias del Gobierno de la Ciudad de México (CDMX).
La capital del país busca ser punta de lanza en el manejo de sus documentos públicos, pero antes debe vencer a la burocracia y lograr que todos los oficios, escritos, contratos, entre otros textos, puedan resguardarse en digital y así evitar su pérdida.
La tarea no es fácil, pues también implica la clasificación de todos los documentos históricos.
Durante el sismo del 19 de septiembre de 2019, la CDMX estuvo a punto de perder los archivos de sus notarías por los daños que sufrieron las sedes de algunas dependencias, según el diputado local y presidente de la Comisión de Transparencia y Combate a la Corrupción del Congreso, Carlos Castillo.
Sin embargo, la iniciativa para una Ley General de Archivos de la Ciudad de México surge de la necesidad de armonizar el marco legal local con el federal.
La Ley General de Archivos del país entró en vigor en el mes de junio pasado y las 32 entidades federativas tienen un año para homologar su ley.
Castillo señala que la capital tiene una carrera contra reloj, pues espera que su iniciativa se apruebe en el mes de octubre, para que en 2020 entre en vigor y en 2023 todos los documentos de la capital estén en formato digital.
Actualmente, no existe un cálculo de cuántos documentos gubernamentales existen en la capital ni cuántos serán sujetos a la digitalización.
Con el cambio de formato se busca preservar el archivo histórico de la ciudad y también ayudar a transparentar y hacer pública la gestión gubernamental.
El mayor reto es lograr digitalizar todos los documentos y es muy importante que se realice para que exista una mayor rendición de cuentas
Aunque no hay una cifra estimada del número de documentos sujetos a la digitalización, Castillo acepta que se podría tratar de millones.
El Archivo Histórico de la Ciudad de México cuenta con cuatro kilómetros lineales de documentos y en él hay papeles que datan desde el año 1524. Misma cantidad que resguarda el Archivo Histórico de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM).
La digitalización de los documentos solo se realizará a los que estén vigentes así como a los que se vayan generando después de la publicación de la ley y éstos se resguardarán en el Archivo General de la Ciudad de México, que se creará a partir de la nueva legislación.
Los documentos sujetos a subirse a la red serían los contratos, permisos, investigaciones, entre otros que estén vigentes.
Por ejemplo, si existe algún procedimiento sancionador en contra de algún funcionario y está abierta la investigación desde hace tres años, ese documento se tiene que digitalizar.
“Hay una parte de archivo que ya se ha dado de baja, ese ya no pasaría al formato electrónico, sería el vigente nada más y lo que se vaya generando”, señala.
El Archivo Histórico de la Ciudad de México cuenta con cuatro kilómetros lineales de documentos que incluso datan del año 1524, misma cantidad que resguarda el Archivo Histórico de la UNAM
Objetivo: evitar la corrupción
El legislador afirma que por lo regular los documentos oficiales no sufren alteración de origen, sino cuando el particular los posee es cuando se vician.
Señala que la alteración del documento se lleva a cabo cuando una persona tiene un permiso y de acuerdo a su conveniencia, lo modifica.
“En el momento en el que a una persona con base en sus intereses particulares ya no le conviene que diga el documento que es para un uso de suelo mixto y lo altera, es entonces cuando se da la modificación ilegal”, explica.
Actualmente, argumenta, durante las verificaciones de uso de suelo, los permisionarios muestran documentos inválidos y en ese momento no se puede corroborar su autenticidad.
“Un verificador tiene que ir a que le expidan el documento o a que el juez lo autorice, depende de cada caso”, detalla.
Por lo cual, si los permisos para uso de suelo o construcciones son digitalizados, el verificador puede cotejar la legitimidad del oficio.
Para que los archivos no sufran ninguna modificación, la iniciativa de ley propuesta por Castillo, elaborada en conjunto con especialistas de la UNAM y del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Rendición de Cuentas (InfoDF), propone la creación de un Consejo de Archivos por alcaldía para definir los métodos de digitalización.
Dicho consejo clasificará los documentos en tres categorías: de concentración, de trámite e históricos, que serán resguardados en el Archivo General de la Ciudad.
El Gobierno capitalino debe crear un prototipo de sitio o contratar una empresa que administre los textos digitalizados, dicen expertos
Con este proceso, Castillo considera que será más difícil la pérdida o sustracción de documentos.
No obstante, acepta que también hay cierta vulnerabilidad pues aún así se podría corromper a algún funcionario que intervenga en el proceso.
Voluntad política necesaria para la digitalización
Gustavo Villanueva Bazán, especialista del Archivo General de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM), menciona que lo más importante para dar el paso a la digitalización del servicio público es la voluntad política.
Lo anterior, debido a que se necesitan recursos económicos para comprar los escáneres necesarios para llevar a cabo el proceso de digitalización así como recursos humanos.
Argumenta que si sólo se toma la foto y se sube a una nube digital de almacenamiento o a cualquier plataforma sin un trabajo de clasificación, sólo será un desperdicio de esfuerzo y de dinero.
“Tiene que haber un trabajo previo de metadatos para facilitar su localización en el internet, por ejemplo, los metadatos de quién digitalizó, cuál es el tema, así como las palabras claves para los motores de búsqueda de Google u otras plataformas los localicen”, señala.
Villanueva Bazán, quien colaboró en la creación de la iniciativa de ley, señala que el Gobierno capitalino debe crear un prototipo de sitio o contratar una empresa que administre los archivos digitalizados para el Archivo General de la capital.
“Si las autoridades no tienen este cuidado, vas a mover el desorden de un lado a otro”, menciona.